Tableau des clés d'un organigramme : le lire et le dessiner, avec un exemple commenté

Un tableau des clés répond en une seule grille à deux questions sur un bâtiment : qu'ouvre chaque clé, et quelles clés ouvrent chaque porte ? Les clés figurent dans la colonne de gauche, les portes dans la ligne du haut, et une croix marque chaque endroit où une clé fonctionne. Lisez une ligne : vous avez tout ce qu'ouvre une clé. Lisez une colonne : vous avez toutes les clés qui ouvrent une porte. C'est cette seconde lecture dont on a besoin le jour où une clé disparaît.

Cet article dessine le tableau d'un petit organigramme à trois niveaux, explique comment le lire, donne cinq étapes pour en dessiner un pour votre propre bâtiment, et se termine par un tableau vierge à imprimer. Les symboles suivent la convention de la plupart des tableaux d'organigramme nord-américains, issue du manuel du Door and Hardware Institute, Keying Systems and Nomenclature. Le nombre de niveaux dont un bâtiment a besoin, et la raison pour laquelle chaque niveau consomme des combinaisons, sont traités dans notre article sur les niveaux d'organigramme.

Trois documents, un seul bâtiment

Un organigramme se décrit par trois tableaux qui partagent les numéros de porte, et on les confond facilement, parce que tous trois finissent par s'appeler « l'organigramme ». Le tableau des clés est celui de cet article : les clés contre les portes. Le tableau d'organigramme liste les cylindres, une ligne par cylindre, et c'est d'après lui qu'ils sont goupillés. Le registre des clés recense les clés physiques : chaque exemplaire taillé et la personne qui le détient. Le tableau des clés vient en premier, parce que les deux autres en sont tirés.

Les symboles, en un paragraphe

Les lettres désignent les passes, les chiffres les clés individuelles. Dans un organigramme à deux niveaux, le passe est AA et les clés individuelles placent leur numéro en tête : 1AA, 2AA, 3AA. Dans un organigramme à trois niveaux, le passe général tient en une lettre, A ; les passes partiels en dessous prennent deux lettres, AA, AB, AC ; et les clés individuelles placent leur numéro à la fin : AA1, AA2, AB1. Un organigramme à quatre niveaux ajoute un grand passe général, GGM, au-dessus des passes généraux A et B. Un cylindre qu'aucune clé individuelle n'ouvre porte le symbole du passe qui l'ouvre : une pièce ouverte seulement par le passe partiel AB et par le passe général s'écrit donc AB. Un X devant un symbole, comme dans XAA2, signale un cylindre en passe croisé, c'est-à-dire ouvert aussi par une clé d'une autre branche.

Exemple commenté : un cabinet médical avec rez-de-chaussée et étage

Prenons un petit cabinet médical comptant huit portes fermant à clé. Le rez-de-chaussée comprend l'accueil et deux salles de consultation ; l'étage, un bureau, une salle d'archives et une salle du personnel ; le sous-sol, un local technique et un local ménage. Le propriétaire veut une seule clé pour tout. Le responsable du cabinet gère le rez-de-chaussée, le responsable administratif l'étage, et un prestataire de maintenance a besoin des locaux de service et de rien d'autre. Cela fait trois niveaux : le passe général A, trois passes partiels, et des clés individuelles sous chacun.

En haut, 101 est l'accueil, 102 et 103 les salles de consultation, 201 le bureau, 202 les archives, 203 la salle du personnel, 001 le local technique et 002 le local ménage. Utilisez les numéros de porte des plans plutôt que les noms des pièces, car les mêmes numéros doivent figurer sur le tableau d'organigramme et sur le tableau de quincaillerie.

Comment le lire

Lisez une ligne pour vérifier une personne. La ligne AB porte des croix en 201, 202 et 203, et nulle part ailleurs : c'est exactement ce que doit ouvrir un responsable administratif. Une croix, sur une ligne, face à une porte qui ne regarde pas son détenteur signifie que le tableau est faux, et il coûte bien moins cher de le corriger sur le papier que dans le laiton.

Lisez une colonne pour vérifier une porte. La colonne 202 compte deux croix, A et AB, et aucune clé individuelle : personne en dessous du responsable administratif n'ouvre la salle d'archives, et c'est pourquoi son cylindre s'écrit AB. Toutes les autres colonnes comptent trois croix : le passe général, un passe partiel et une clé individuelle. C'est la forme normale d'une colonne dans un organigramme à trois niveaux, et une colonne qui s'en écarte est celle qu'il faut examiner.

Lisez la dernière ligne pour voir la charge de chaque cylindre. Le nombre de clés qui ouvrent une porte est le nombre de clés que son cylindre doit accepter, et chaque clé au-delà de la clé individuelle demande en général des goupilles intermédiaires supplémentaires dans les empilements. Une colonne portant des croix de deux passes partiels correspond à un cylindre en passe croisé. Il doit porter un X dans son symbole et une remarque nommant les deux clés, et c'est la première colonne à remettre en question, car le passe croisé consomme des combinaisons dont le reste de l'organigramme peut avoir besoin.

Relisez une ligne quand une clé est perdue. Perdez AB, et sa ligne liste ce qui est exposé : 201, 202 et 203, soit trois cylindres à recombiner et un nouveau passe partiel à tailler. Perdez A, et toutes les portes du bâtiment sont exposées. C'est pourquoi le tableau attribue au passe général le moins d'exemplaires, et pourquoi le registre des clés doit indiquer exactement où se trouve chacun.

Le même bâtiment en arborescence

Beaucoup de tableaux se dessinent en arborescence plutôt qu'en grille : la clé du sommet en tête, une branche par passe partiel, une feuille par clé individuelle. L'arborescence montre la hiérarchie d'un coup d'œil mais masque les numéros de porte : elle fait une bonne page de garde et un mauvais document de travail. Mise en tableau, l'arborescence du cabinet se lit ainsi :

Si le cabinet n'avait pas besoin d'un passe partiel par étage, les mêmes portes formeraient un organigramme à deux niveaux : un passe, AA, et des clés individuelles 1AA, 2AA, etc. La grille se dessine de la même façon, avec une ligne de passe au lieu de trois. Un organigramme à quatre niveaux ajoute en tête une ligne de grand passe général, GGM, avec une croix dans chaque colonne, et un second passe général, B, avec les passes partiels BA et BB en dessous.

Nous réalisons des organigrammes jusqu'à cinq niveaux. Au-delà de quatre niveaux, le manuel du DHI laisse les symboles au fabricant : un tableau à cinq niveaux doit donc porter sa propre légende, écrite sur la feuille, pour que quiconque puisse le lire.

En dessiner un pour votre bâtiment

Cinq étapes, dans cet ordre. Un : inscrivez en haut chaque porte qui reçoit un cylindre, avec les numéros des plans. Deux : inscrivez sur le côté chaque personne ou fonction qui détient des clés, et en face de chacune ce qu'elle doit ouvrir. Trois : regroupez les portes qu'ouvrent les mêmes personnes ; chaque groupe devient un passe partiel, et les groupes qui dépendent d'un même responsable se placent sous un même passe général. Quatre : attribuez les symboles du haut vers le bas, des lettres pour les passes et des chiffres pour les clés individuelles. Cinq : placez les croix, comptez chaque ligne et chaque colonne, et cherchez les exceptions. Une porte portant des croix de deux passes partiels, une porte sans clé individuelle, et une clé individuelle avec des croix dans deux colonnes, qui signifie que ces deux cylindres s'entrouvrent.

Avant d'envoyer le tableau, confrontez-le aux combinaisons disponibles. Le nombre de passes partiels et de clés individuelles qu'un niveau peut contenir est calculé dans notre article sur les niveaux d'organigramme ; en résumé, le nombre de passes partiels et la taille du plus grand groupe se décident ensemble, et c'est sur le tableau que les deux apparaissent. Datez ensuite le tableau, donnez-lui un indice de révision, et conservez-le avec le tableau d'organigramme. Un tableau des clés en désaccord avec le tableau d'organigramme est pire que pas de tableau du tout, car les deux ont l'air de faire foi.

Un tableau vierge à imprimer

La feuille jointe à cet article reprend la même grille sur une page au format paysage : seize colonnes de portes, vingt lignes de clés, un en-tête pour le projet, le profil de clé, les niveaux utilisés et la révision, et l'exemple du cabinet médical en deuxième page. Imprimez-la, ou utilisez la fonction Enregistrer au format PDF de votre navigateur. Pour quelques portes seulement, le tableau ci-dessous se copie directement dans un tableur.

Ce qu'il faut nous envoyer

Envoyez le tableau des clés ou, s'il n'est pas encore dessiné, la liste des portes et qui a besoin de quoi, avec le profil de clé que doit utiliser l'organigramme et l'épaisseur de porte à chaque cylindre. Nos cylindres à profil européen, comme les 60 SNDK, 54 SNDK et 90 SNDK, publiés en fonction double entrée, et le 80 SNKT, sont goupillés selon les symboles du tableau, et le tableau d'organigramme qui vous revient porte les mêmes symboles : les deux se vérifient donc l'un contre l'autre, ligne par ligne. Un organigramme se dessine pour un bâtiment donné, et nous préférons discuter une croix sur le papier plutôt qu'expédier un cylindre qui ouvre une porte qu'il ne devrait pas ouvrir.