Cómo elaborar una planilla de llaves, con plantilla en blanco

Una planilla de llaves (keying schedule) es una tabla con una fila por cilindro. Cada fila indica la puerta, qué tipo de cilindro lleva y de qué largo, qué función cumple, a qué símbolo de llave está combinado, qué llaves maestras también lo abren, cuántas llaves hay que cortar y cualquier particularidad, como llaves cruzadas o llave de obra. Quien arma los cilindros trabaja con esa tabla, así que una celda vacía se convierte en una suposición y una celda equivocada, en un cilindro equivocado.

Elaborarlo son cuatro pasadas sobre la misma lista. Numeren cada puerta que lleva cilindro con los números de los planos. Completen las columnas físicas a partir de la medición: cerradura, perfil, largo, función. Asignen los símbolos de llave según la jerarquía que el edificio ya acordó. Después marquen las excepciones. A continuación están las columnas, la convención de símbolos, un ejemplo resuelto para un edificio pequeño, una plantilla en blanco para copiar, los errores que más a menudo hacen devolver cilindros y qué enviar al proveedor. Cuántos niveles de amaestramiento necesita un edificio, y por qué cada nivel consume capacidad, es otra pregunta con sus propios artículos; este es el documento de trabajo que viene después de esa decisión.

Tres tablas que comparten el número de puerta

La planilla de herrajes lista el juego de herrajes de cada puerta. La tabla de llaves lista llaves: quién tiene cada una y qué puertas abre. La planilla de llaves lista cilindros, una fila por cilindro, leída de izquierda a derecha. Las tres describen el mismo edificio desde tres ángulos, y el número de puerta es la columna que las une. Si la puerta 07 es el cuarto de máquinas en los planos y el depósito de limpieza en la planilla de llaves, el cilindro quedará bien combinado para el cuarto equivocado, y nadie lo nota hasta la entrega de llaves.

Las columnas y qué controla cada una

Muchas planillas agregan una columna de acabado. En una obra con un solo acabado conviene indicarlo una vez en el encabezado y usar la columna solo para excepciones, porque un cilindro de otro acabado en una serie de puertas iguales lo nota cualquier visitante.

Cómo nombrar los símbolos de llave

La mayoría de las planillas usa la convención estándar de codificación de llaves del sector de herrajes norteamericano, recogida en la nomenclatura de amaestramiento del Door and Hardware Institute y reflejada en la práctica recomendada de BHMA para sistemas de llaves mecánicos, A156.28. Su ventaja es que cada símbolo lleva su propia posición en la jerarquía, así que quien revisa puede leer una fila sin consultar nada más.

En un sistema de cuatro niveles la llave superior es GGM. Cada gran maestra debajo de ella lleva una letra: A, B. Cada maestra agrega una segunda letra, de modo que las maestras bajo A son AA y AB, y la primera maestra bajo B es BA. Las llaves individuales agregan un número: AA1, AA2, AB1, AB2. Leído desde la izquierda, AB2 dice llave individual 2, bajo la maestra AB, bajo la gran maestra A, bajo la GGM. Un sistema de cinco niveles pone una submaestra entre la maestra y la llave individual agregando una tercera letra, AAA, con llaves individuales AAA1, AAA2. Un sistema de tres niveles empieza más abajo: la llave superior es GM, las maestras son A y B, y las llaves individuales son A1, A2, B1.

Hay dos marcas más que aparecen en casi todas las planillas reales. Una X delante del símbolo, como en XAB2, indica que el cilindro tiene llaves cruzadas: está combinado a AB2 pero también lo abre una llave de otra rama, que la columna de notas debe nombrar. Y un símbolo que aparece en más de una fila indica que esas puertas son de llave igual. Muchas veces es intencional, dos puertas de una misma oficina, y a veces es un error de tipeo, así que la planilla debe declarar cada grupo de llave igual en las notas en vez de dejar que el lector descubra la repetición. Usen la convención que usen, pongan una leyenda al principio de la hoja y mantengan la misma en todas las páginas.

Ejemplo resuelto: una oficina pequeña de una planta

Tomemos una oficina pequeña con siete puertas con cerradura y tres niveles: una GM en manos del propietario, la maestra A para el área de oficinas, en manos del gerente de oficina, y la maestra B para el área de servicio, en manos de la empresa de limpieza. Los cilindros son tres de nuestros modelos de perfil europeo, cargados solo como los publican sus fichas. 70 SNKT-2 mide 70mm de largo total y su ficha da el reparto como 30/10/30; su fotografía muestra llave de un lado y mariposa del otro. 60 SNDK mide 60mm y 70 SNDK mide 70mm, ambos con función de doble llave. Los tres figuran en níquel satinado (SN). Ninguna de las dos fichas SNDK publica el reparto, así que la planilla lo dice en vez de inventarlo. Los dos largos siguen a las puertas tal como se midieron, y muestran algo que conviene recordar: un sistema puede mezclar largos, pero no perfiles.

Debajo de la tabla van las propias llaves maestras, porque no pertenecen a ninguna fila: GM ×2, una para el propietario y otra guardada bajo llave, A ×2 y B ×1. Hay tres cosas deliberadas en el ejemplo. Las puertas 03 y 04 comparten A3 porque un mismo equipo usa ambos locales; las notas lo dicen y las llaves se cuentan una sola vez. El depósito de limpieza y el cuarto de máquinas están solo bajo B, así que la llave A del gerente no los abre, y las filas lo declaran en vez de dejarlo a la interpretación. Y la fila 05 es el único cilindro con llaves cruzadas: la llave B de limpieza abre la sala de reuniones. Esa es la fila a cuestionar en la revisión. En un edificio de este tamaño suele ser más sencillo pasar la sala de reuniones al grupo B, o prestarle una llave al personal de limpieza, que agregar puntos de corte al cilindro. La planilla no toma esa decisión. La hace visible.

Plantilla en blanco para copiar

Encima de la tabla escriban cuatro líneas: nombre del proyecto y fecha de revisión; el perfil y el canal de llave usados en todo el sistema; los niveles en uso, cada uno con su titular; y la leyenda de las marcas, como X para llaves cruzadas y CON para llave de obra. Después, una fila por cilindro, no por puerta. Una puerta con cerradura de pestillo y un cerrojo aparte tiene dos cilindros y ocupa dos filas.

Errores que hacen devolver cilindros

Largos que faltan o son ambiguos. Una fila que solo dice 70mm dio la mitad de la respuesta. Un cilindro europeo se describe por su largo total y por su reparto a cada lado de la leva, y el reparto decide si el cilindro queda bien en las dos caras de esa puerta en particular. Dos convenciones agregan confusión. La ficha de nuestro 70 SNKT-2 escribe el reparto como 30/10/30, dos secciones de 30mm a cada lado de una sección de leva de 10mm; la costumbre habitual de medir cada lado hasta el centro de la leva escribe el mismo cilindro como 35/35. Una planilla que usa una convención sin nombrarla puede leerse como 30/40. Escriban largo total y reparto, indiquen qué convención usaron y marquen una celda «a medir» en vez de dejarla vacía. Cómo medir la puerta se explica en nuestras notas sobre el largo del cilindro.

Mezclar perfiles. Todos los cilindros de un sistema amaestrado deben compartir perfil y canal de llave, porque la llave maestra tiene que entrar físicamente en cada cilindro que abre. Un cilindro europeo y uno ovalado no son intercambiables, y ninguno entra en la cerradura del otro. Nuestro Single oval cylinder es del segundo tipo: su ficha lo describe como cilindro simple exterior, de 30mm con extensiones opcionales, 6 pines, con 3 llaves. Es un producto correcto para una cerradura ovalada e imposible en una planilla de perfil europeo. Este error suele venir de una planilla armada con catálogos de dos proveedores de cerraduras, así que comparen la columna de cerradura con la de perfil antes de asignar un solo símbolo.

Llaves cruzadas que consumen capacidad. Cada cilindro con llaves cruzadas responde a llaves de más de una rama, lo que significa puntos de corte extra, lo que quita combinaciones que el resto del sistema podría haber usado. Concedidas de a una puerta, se acumulan hasta que ya no se pueden cortar más llaves individuales únicas. La defensa en la planilla es simple: marquen cada fila con llaves cruzadas con una X, nombren la segunda llave en las notas y cuenten las filas con X antes de enviar la planilla. Si el número los sorprende, probablemente la jerarquía necesita otro grupo y no más excepciones.

Errores menores que igual cuestan un nuevo pedido: el mismo símbolo escrito por error en dos filas, de modo que dos locales quedan con llave igual; un cilindro de llave y mariposa sin nota de en qué cara va la mariposa; números de puerta que ya no coinciden con los últimos planos; y cantidades de llaves en blanco, que el proveedor completará con lo que venga en la caja.

Qué enviar al proveedor con el pedido

Por nuestra parte, las fichas de nuestros cilindros europeos publican largo total y acabado, indican cuándo un modelo tiene función de doble llave y en algunos modelos dan el reparto. No publican opciones de amaestramiento, así que pregunten y adjunten la planilla a la consulta. Una cotización hecha sobre una planilla se puede revisar fila por fila. Una cotización hecha sobre una descripción de una línea no, y la diferencia aparece el día de la entrega de llaves.